5 Tips voor efficiënt projectmanagement met gebruik van tools

Als projectmanager in de bouw ben je vast bekend met deze tools: Oracle, SAP of CODA voor de afwikkeling van facturen, TIM om uren te boeken, MS Project of Primavera voor het opstellen van de planning. Relatics om de risico’s te managen en natuurlijk good old Excel om de gaten te dichten. Herkenbaar?

Voor ieder proces en ieder projectonderdeel is er wel een tool beschikbaar en ondertussen is er steeds minder tijd over om het echte werk nog te doen. In dit artikel lichten we 5 manieren toe om je te helpen tijd te besparen voor het echte werk door tools op de juiste manier te gebruiken.

1. Gebruik de tool waarvoor hij gemaakt is

Veel tools voegen nieuwe functionaliteiten toe, die veel minder effectief blijken dan waarvoor de tool ooit werd ontwikkeld. Het is verleidelijk om de tool ook voor andere doeleinden te gebruiken omdat de optie er is.

Maar vaak leidt dit tot dubbel invoeren van informatie zonder dat dit veel meerwaarde oplevert. Dit kost veel extra tijd, gebruik dus altijd een tool waarvoor hij gemaakt is!

2. Zorg voor kennis van de tool

Organisaties veranderen, mensen veranderen, tools en functionaliteiten veranderen. Verandering is een constante in de wereld, zeker ook in projectomgevingen. Het is daarom essentieel dat deze veranderingen hand in hand gaan om productief te blijven.

Zorg dat er binnen de organisatie mensen zijn die beschikken over de juiste competenties om optimaal met de tools te werken. Hou een open blik op de ontwikkelingen en blijf leren. Want als mensen zijn getraind, beschikken ze over de meest recente kennis in het vakgebied en haal je het meeste uit hulpmiddelen.

3. Integratie met andere tools

Zoals we al zeiden: het dubbel invoeren van informatie is zo zonde van de tijd! Het is daarom de moeite waard om te bekijken of tools kunnen samenwerken met andere tools.

Het automatisch overhalen van data tussen tools is niet alleen tijdbesparend, het leidt ook tot minder fouten. Dat maakt ook het rapporteren een stuk eenvoudiger.

4. Evalueer jaarlijks of de tools nog voor je werken

Als je nieuwe tool gebruikt, is het verstandig om de tijd te nemen voor het implementeren van de tool en om de werking van de tool te optimaliseren binnen je organisatie.

Tegelijkertijd is het essentieel om het alle tools die binnen de organisatie in gebruik zijn, regelmatig te evalueren. Wat gaat er goed, welke sturingsinformatie mis je nog? Kun je dit oplossen met de huidige tools? En zijn er misschien tools die je nu gebruikt maar die geen toegevoegde waarde meer hebben?

5. Hou het simpel

De mogelijkheden om data in te voeren in tools in je organisatie zijn vaak eindeloos. Beschikbare tijd is dat echter niet. Bedenk vooraf goed wat je wilt bereiken door de inzet van een bepaald hulpmiddel. Welke sturingsinformatie heb je nu echt nodig?

Werk van grof naar fijn en start niet meteen met het invoeren van alle beschikbare data. Voor een eenmalige actie is dit vaak nog te overzien, maar vaak herhalen processen zich periodiek (maandelijks, wekelijks, dagelijks). Dan loopt de tijd die je kwijt bent met invoeren van data snel op. Dus: hou het simpel!

Liever effectiever en efficiënter projecten managen?

Wil je tijd besparen zodat je meer tijd overhoudt voor het aansturen van het projectteam en leveranciers, het beoordelen van documenten en werk en het managen van de stakeholders?

Simjo helpt je de basisrapportage snel op orde te brengen en efficiënter en effectiever je tijd voor het bouwproject in te zetten. Hoe? Wij integreren data uit tools van Oracle, SAP, CODA, TIM, MS Project, Primavera en Relatics en structureert projectinformatie automatisch. Hierdoor bespaar je tijd en wordt projectsturing wel erg eenvoudig. Met één druk op de knop genereer je jouw periodieke voortgangsrapportages en bespaar je jezelf een hoop frustratie!

Wil jij ook ontdekken hoe Simjo jouw bouwproject ondersteunt?

Meld je dan hier aan als beta tester. Wij houden je op de hoogte over de ontwikkeling van Simjo en jij mag als één van de eersten nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.

simjo.com